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工場日報を書いて報告をしよう(書き方・テンプレートあり)

Listaには便利な機能のひとつに「日報」があります。

日報というと日々、工場で何をしたかを報告する場であったり、あるいはその書面だったりします。今回は、日報の提出をListaの中で実際にやってみましょう。

日報を書く、提出する意味

日報を提出することには様々な意味があります。

  • 今日の作業内容のすり合わせ。完了報告や作業内容のチェック。
  • 作業にかかった時間の報告。遅れや異常に時間がかかったものの分析。
  • 社員が困っていることや不安に思っていることのやりとり、相談。

目的に応じて書き方は多少変化があるかと思いますが、上記のようなやりとりを通じて、健全に業務が遂行されているか確認することができます。
逆に、日々の報告する場を特に設けずにいると、業務のミスが取り返しのつかない状態になるまで気づかなかったり、非効率な進め方を続けた結果の納期遅れといったことにも発展しかねません。

このように、一日一回、何かで報告をするということはとても重要なことなのです。

工場・製造業での日報の書き方・テンプレート

実際に書き方の例やテンプレートをご紹介します。


■○○年△月□日(☆曜日)

◎作業内容
TC-001組立 4.5h 0.75
TC-002組立 2.5h 0.2
DY-500Y設計会議 1h -

◎残務
TC-001 一部組立(明後日検査)
TC-002 引き続き組立(△月×日検査)

◎所感 
手動旋盤が別の方と時間が被ってしまったため、
手元に来ていたTC-002の着手を先に開始しました。
TC-001の検査開始には問題なく間に合うよう対応します。

日報には何を記載する必要があるか

日報では、一般的に以下の情報が必要と言われています。

  • 日にち
  • 記入者
  • 作業内容
  • 品番(対象となる製品が分かるもの)
  • かかった時間
  • 進み具合(上記の記入例では「1」を完了とし、進み具合を数値で表す)
  • 残り・手持ちの業務
  • その他気になったことなど

あくまでも一般的なものであり、みなさんの会社の必要な情報に合わせて追加したり、書き方を分かりやすく表現するのがよいでしょう。

日報は「作業にかかった時間や進捗の報告」「問題点の洗い出し」のために行っています。該当する製品をつくるのにかかった時間や進捗状況の報告は必須です。
また、これらはできる限り数値化する必要があります。時間だけではなく、進捗が数値化されることも大切です。「ここまでできていたら0.5」といった、自分の作業状況の全体像と、自分がどこまで進んだかを確認するマニュアルや方法があると良いでしょう。

「気になったこと」「所感」は、だらだらと感想を長く記述する必要はありません。3行程度の文章であれば、日報を見た相手(上長など)がその気づきを汲み上げてくれる場合もあります。
長く書くのではなく、業務以外のちょっとした問題点、改善点などを簡潔に記載するとよいでしょう。

Listaで日報を出す手順

提出する

日報は左上にあります「申請・稟議」から申請することができます。スマホ画面でも同様です。

日報のフォーマットです。内容のところに、本日の業務内容を記入します。

特筆すべき点としては、下部にある「承認」という欄です。ここに表示されている方は、日報を提出する相手です。もしも提出する相手が違っている場合は「ユーザーを選択する」ボタンから、提出する相手を探すこともできます。

※初期登録で承認する相手に表示されるようにするには、ライセンス登録の情報を調整していただく必要がございます。

例として、上記のように日報を提出したとします。


承認する

日報を提出された方には、更新情報のところに日報が届いたことが通知されます。また、「申請・稟議」のアイコンにも数字の赤い通知マークが点くようになります。

日報を受け取った方は、内容を見ることはもちろんですが、その内容にコメントをつけることができます。
例えば「製造しているもの自体が間違ってはいないか」「工程が生産量に対して遅れていないか」など、声がけをすることができます。日報というツールを使って、コミュニケーションを取ることができるわけです。

ここでは問題ないこと、稟議があることを理解した内容を記入して承認します。


承認された日報を確認する

日報を提出した人は、日報が承認されると、更新情報のところに日報が承認されたことが通知されます。

通知から、日報の返信がついていることが確認できます。
もしも問題があれば、日報のコメントを見て気づいたり、考えたりすることができます。

このように、日々の業務の内容を、日報を通してコミュニケーションすることで、質の高い業務を行うことができるようになります。


日報を書くことを面倒がらない

日報を書くことを義務付けていない会社の従業員の方は「日報を書くなんて面倒、時間がかかる」と言われることが多いと思います。
ですが、日報を書いてコミュニケーションをとることにより、仕事の精度が上がり、間違いも減っていきます。これにより、最終的には日報を書いて報告することのほうが仕事の効率も上がります。

ぜひ、日報を活用して、業務効率化に取り組んでみましょう。