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製造業の業務見える化、情報共有ツール

製造業生産性向上FAQ

工場や事務所内の紙の書類を削減したいのですが、なかなか減りません。

工場や事務所では、日報、回覧や掲示物、保存書類など、紙ベースでの書類が多数あるかと思います。
昨今は節約のような観点はもちろん、SDGsといった目標に対する取り組みにより、さらにペーパーレス化が進んでいくのではないでしょうか。

しかし一方で、紙を使わずに回覧や掲示物の内容を伝えたり案内する方法が思うようにできず、困ってしまうということもあるかと思います。

ペーパーレス化して回覧や掲示物の内容を伝える方法

いくつか方法があります。特に簡単に、かつすぐに導入できる方法としては

  • 会社のメール
  • LINEなど、個人の連絡先
  • 複数台のパソコンでファイル共有

といった方法があるかと思います。しかし、これらの方法にはいくつか問題点もあります。

会社のメールを利用する場合

会社のメールを利用する場合、社員全員にメールアドレスを個別に割り与えないといけません。近年では一人ひとつのメールアドレスを割り与えているという会社も増えてきていますが、会社で代表のメールアドレスがひとつあるだけ、という会社もまだ少なくはありません。

また、メール送信で情報を伝達する場合、メールの誤送信には細心の注意を払わないといけません。メールの誤送信は、場合によっては会社に甚大な被害を与えることもあると言われています。

LINEなどの個人の連絡先を利用する場合

LINEや電話番号のSMSは多くの人が使っていて、連絡を取りやすいメリットはあります。しかし一方で、公私を分けたいという理由などにより、LINEなどのパーソナルな連絡先は教えたくない、という人もいるでしょう。

また、LINEやSMSは大部分がスマートフォン操作になります。会社のコミュニケーションを取るためのツールとしては、ときとして不向きな場合もあるでしょう。

複数台のパソコンでファイルを共有する場合

複数台のパソコン間でファイル共有をすることでコミュニケーションを取る場合、パソコンのネットワーク設定や、ファイルの設定などが必要になります。
会社内に詳しい人が所属していればまだしも、そういった方がいない場合は設定すらままなりません。

また、近年はパソコン以外にもタブレットやスマートフォンといった機器の種類も増えており、ファイルを共有する方法は複雑、煩雑になってきています。

Listaのような情報共有・業務見える化ツールを使う

Listaでは、掲示板機能や日報機能が標準で組み込まれております。これまで紙で回覧したり、張り出したり、提出していたものを、紙を使わず、インターネットのブラウザを通してやり取りすることができるようになります。

全社通知メッセージを利用して掲示と同様の効果を訴求することが可能です。
全員に告知、配布する内容は「全社通知メッセージ」を使えば、Listaに入った直後にポップアップ表示されるようになります。
カテゴリーや部署別の掲示板も用意があります。部署に関係ない人も閲覧可能です。

会社の皆さんが共通して見るような内容は全社通知メッセージに掲載すれば、Listaに入ったときに全面表示されるようになります。

この全面表示は、内容を閲覧・確認をきちんと行い、チェックボックスにチェックを入れるまでは、Listaに入ったときにずっと表示され続けます。

また、カテゴリーや部署別に分けた掲示板も作成することも可能です。

工場の日報も紙の提出から脱却しましょう

工場の日報機能も用意があり、紙提出から脱却可能です。
日報の提出する人の画面。日報の内容を記載して、提出する相手を指定します。
日報を受け取る人の画面。内容に対して、コメントをつけて承認することができます。

日報や稟議といった書類も、Listaの中でやり取りすることが可能です。これらの書面は場合によっては3年間保存する義務があるなど指定を受けていることもあるかと思います。Listaでは、過去の情報を消去するといったことは基本的に行っておりません※。

※解約された場合は、企業情報保護の観点から、3ヶ月以上経過した段階で全データを削除いたします。

工場の日報を検索している
過去の日報を検索している様子。紙の日報ではできない、過去の情報の検索が可能になります。

さらに紙ベースの日報をListaに変更するメリットとして、「検索機能」があります。
よく工場の現場では「あのとき、どうやって進めたっけ?」という疑問が発生します。このときに日報を振り返るために当時の日報を探し出す、といったことを経験した人は少なくはないでしょう。

これをListaで行う場合、ひとつひとつ日報を振り返るのではなく、重要なキーワード(型番やIDナンバー、担当者の名前など)で検索をすると、そのキーワードが記入されている日報が一覧となって表示されるようになり、探し出す時間を短縮することができます。

画像の添付も簡単にできます

お客様や業者様からFAXで情報が届くため、どうしても紙を掲示することを辞められない、という会社様は非常に多いと思います。

Listaにはスマホから画像の添付を簡単に行うこともできます。
スマホから画像を手軽にアップロードする機能もあります。

スキャンしてデータ化し、Listaに登録すれば非常に綺麗にデータ化できます。
そこまで手間をかける必要はない、手早く会社で共有したい、という場合であれば、スマホでFAXの写真を撮り、スマホからFAXの画像をアップロードすることも可能です。

他にもたくさんのペーパーレスな使い方ができます

ふせんで「○×さんから電話がありました、折り返しご連絡をお願いします」というメモを書いて渡すという動作も、事務所などではよく見かけます。
これも、メッセージ機能を使えば、ふせんを利用する必要はなくなります。

アンケートで「はい・いいえ」を取って確認する程度であれば、Listaのアンケート機能にも同様のものがあり、誰が回答したのか、はい・いいえはそれぞれ何票入ったかのカウントも自動で行うようになっています。

工場や事務所ではさまざまな情報が紙を使ってやりとりされており、Listaを導入することでペーパーレス化を進めることが可能です。
ぜひ、取り組んでみてください。