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製造業生産性向上FAQ

納期管理の仕事をしているのですが、納期を守らない人がいて困っています。

人が納期を守ることができない原因には、いくつかパターンがあります。まずは、納期を守らない人がどういった原因で守ることができていないのかを確認してみましょう。

  • 業務の進め方が分からなくて止まってしまい、納期を迎えてしまう
  • 納期自体を覚えていない
  • 他の業務が忙しく、その業務を行う余裕がない

主に上記のようなパターンが挙げられます。これらのパターンに応じた解決策を講じることが重要です。

業務の進め方が分からない場合

業務の進め方が分からない場合は、もちろん分からない側から声をかけてもらうことも大切ですが、業務のマニュアルや手順書などを共有して、その人が業務を進めることができる環境を作ることが必要です。

Listaでは、掲示板機能にファイルアップロード機能があります。

Listaの掲示板の入力画面。ファイルのアップロード機能があるので、マニュアルの共有や一斉告知する回覧、掲示物の表示が手軽に行えます。
機械のマニュアルを共有している様子の例。

また、Listaが動作対象として認めているブラウザ(インターネットを表示するツール)であれば、PDFなどはそのまますぐに表示することもできるので、手軽に共有し、受け取る人も手軽に表示することができます。

共有した資料がPDFファイルであれば、そのまま即開いて内容を確認することも可能です。

納期自体を覚えていない場合

メンバーの業務でできあがった成果物は、ときには次の業務や工程で利用されることがあります。この納期が遅れると、次の業務や工程、次の納期、強いては最終的な納期に差支えが発生します。そのようにならないよう、請け負った業務の納期は把握しておく必要があります。

Listaのスケジュール画面。社内資料の納期も掲載しておくことで、全員に周知することができます。例は、木曜日に週報の納期があり、金曜日に週報を活用した会議がある様子です。

Listaでは「全社スケジュール」の機能があるので、そこで社内資料の納期を表示することで意識づけすることが可能です。また、Listaには入力した個人だけが見ることができる「やることリスト」の機能もあります。

Listaトップページの「やることリスト」。今日、手を付けないといけないタスクの一覧が表示されます。

やることリストは今日現在の段階で行うべき業務の一覧が表示されます。このリストは他の人には見えませんが、活用することで自分のやるべき業務の整理になります。

また、リストは納期がはやいものほど上に並ぶようになっており、上にある業務ほど納期が近いことを意味しています。

さらに、やることリストは左側にチェックボックスがついています。その業務を完了してチェックを入れると、完了した業務はリストから消滅します。※消滅したリストは「すべて表示」から確認でき、間違えて消してしまった場合でも元に戻すことが可能です。

他の業務が忙しく、その業務を行う余裕がない場合

他の業務との兼ね合いにより、一時的に負荷が高くなる方も多くいるかと思います。この場合はいくつか方法がありますが、一番大切なのは、業務を受け取る人も納期を勘案し、納期を守ることが難しいのであれば、断ることもときには必要です。

また、業務を受け取った後に納期を変更せざるを得ない場合、管理をしている人に早急に伝える必要があります。

こういった場合にも掲示板を活用するなど方法がありますが、別の人に納期が変わることを直接知られなくない場合もあります。こういう場合はメッセージ機能を使って相談するのがよい方法です。

メッセージ機能を使って、業務の納期の相談をしている様子。状況が変わったときは適宜相談をして、やむを得ない場合は納期を調整しましょう。

状況が変わったら相談をしましょう

Listaを使うかどうかに限らず、業務の状況は常に変化しています。納期や進め方など、変更が発生したときには報告・連絡・相談は必須ですね。

Listaはそういった業務のコミュニケーションを全般的に支援しています。
円滑な情報共有から、納期を健全化していくことができるといいですね。